Invois, Resit dan Bil: Apa Bezanya dan Bila Nak Guna?

Ramai peniaga baru keliru antara invois, resit dan bil. Ketiga-tiganya nampak seperti kertas dengan senarai harga, tetapi fungsinya berbeza. Memahami bezanya membantu rekod anda lebih kemas dan mengelak salah faham dengan pelanggan.

Invois: meminta bayaran

Invois diberikan sebelum atau semasa pelanggan membayar. Ia menyatakan apa yang dijual, jumlahnya dan bila bayaran perlu dibuat. Invois sesuai bila pelanggan akan membayar kemudian, contohnya selepas servis siap atau dalam tempoh 7 hari.

Resit: bukti bayaran sudah diterima

Resit diberikan selepas pelanggan membayar. Ia membuktikan bahawa bayaran sudah diterima, berapa jumlahnya dan cara bayaran yang digunakan. Pelanggan biasanya menyimpan resit untuk rujukan atau tuntutan.

Bil: senarai jumlah yang perlu dibayar

Dalam percakapan harian, "bil" selalunya bermaksud senarai jumlah yang perlu dibayar, seperti bil di restoran atau bil utiliti. Fungsinya hampir sama dengan invois, tetapi perkataan "invois" lebih sesuai digunakan dalam urusan perniagaan, terutama bila ada pelanggan tetap atau bayaran dibuat kemudian.

Bila nak guna yang mana?

• Jual tunai di kaunter: pelanggan bayar terus, jadi cukup beri resit (atau rekod sahaja jika pelanggan tidak memerlukannya).
• Servis atau tempahan, bayar kemudian: beri invois dahulu. Selepas pelanggan membayar, beri resit.
• Deposit: beri invois untuk jumlah deposit, kemudian resit apabila diterima. Baki dibayar kemudian dengan invois atau resit baharu.
• Pelanggan tetap yang membayar hujung bulan: beri invois bagi setiap urusan dan tanda sebagai dibayar bila wang diterima.

Petua mudah

1. Gunakan nombor yang berturutan untuk invois dan resit supaya mudah dijejak.
2. Simpan salinan setiap dokumen yang anda keluarkan.
3. Tanda invois sebagai dibayar bila wang masuk, supaya anda tahu siapa yang belum membayar.

Bantuan daripada OGInvoice

Dengan OGInvoice, anda boleh membuat invois dan menghantarnya melalui WhatsApp, kemudian menanda invois sebagai dibayar. Untuk jualan pantas di kaunter, Speedy Sale merekod jualan hanya dengan beberapa ketikan tanpa perlu menulis invois.

Cuba pembuat invois percuma tanpa perlu mendaftar.